广东省中山大学教育发展基金会会议费管理细则

第一章总则

       第一条   为进一步加强和规范学校教育发展基金会（以下简称“基金会”）会议费管理，依据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《中山大学会议费管理办法》等有关规定，结合基金会实际，制定本细则。

       第二条   本细则适用于使用基金会日常运行经费和捐赠项目经费举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。捐赠项目协议另有约定的，从其约定。

       国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、论证会等。

       国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

       在华举办国际会议是指报经教育部或国务院审批同意的、在我国境内举办的国际会议。

       第三条   在举办会议时，应按精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议规模，节约费用支出，注重会议质量，提高会议效率。

第二章会议管理

       第四条    会议举办单位应当根据会议类型合理确定会议数量、会期、规模，严格限定工作人员数量，由项目负责人审核后报基金会秘书处审核，按有关要求在举办会议前履行审批手续。

       第五条    国际会议应当按照教育部或国务院规定提前履行有关审批手续。

       第六条    举办的业务会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不得超过3天，会议报到和离开时间合计不得超过1天。

第三章会议费报销

        第七条    会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、设备租赁费、交通费、文件印刷费、医药费、办公文具费用等。国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

        交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

        第八条    会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销。会议费综合定额标准如下：

单位：元/人天

       各类会议应按照综合定额控制标准执行，超支部分不予报销。因特殊情况，会议确需超过综合定额标准的，由项目负责人审核同意，经基金会秘书处核准后报副理事长审批。

       第九条   会议安排住宿的人员，其单人住宿费不能超过综合定额标准，报销时需提供宾馆或招待所出具的住宿清单；会议不安排住宿的人员，其综合定额标准按照扣除住宿费后的定额标准执行；会议不安排就餐的人员，其综合定额标准按照扣除伙食费后的定额标准执行。

       第十条   下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额标准：

     （一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请专家参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费、住宿费，可以对照学校相应标准予以报销。

     （二）速记费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费。

     （三）参会专家及工作人员费用。会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课（含学术报告）费和会务工作人员加班费。

      第十一条   确因工作需要委托其他单位代办会议的，需与受托单位签订委托办会合同，会议费在规定标准内报销。

      第十二条会议费报销时须提供以下报销凭证附件：

      （一）《中山大学教育发展基金会会议审批表》（附件1）；

      （二）会议通知；

      （三）参会人员签到表原件；

      （四）各类支出的有效票据（税务发票、校内转账单或财政票据等）；

      （五）银行转账结算支付记录；

      （六）其他特定支出的佐证材料（如委托办会合同、住宿清单、购物清单、劳务费发放依据等）。

会议费报销审批程序按照《广东省中山大学教育发展基金会资金使用审批管理细则》有关规定执行。

第四章监督问责

        第十三条   会议举办单位的负责人是会议费的直接责任人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办单位应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。

        基金会对使用捐赠项目经费举办的会议承担监管责任，应加强政策宣传，督促会议举办单位人员合理、合规报销会议费。

       第十四条    严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

       举办会议不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供香烟和高档菜肴；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

       第十五条   学校审计部门和财务部门对基金会会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

     （一）会议的审批是否符合规定；

     （二）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；

     （三）会议费报销和支付是否符合规定；

     （四）会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；

     （五）会议费管理和使用的其他情况。

       第十六条　违反本细则规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

    （一）计划外召开会议，违规审批会议的；

    （二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

    （三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

    （四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

    （五）违规报销与会议无关费用的；

    （六）其他违反本细则行为的。

       第十七条    存在第十六条所列行为之一的，学校审计部门、财务部门、基金会与其所在单位根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取以下处理措施：

     （一）批评教育；

     （二）责令作出书面检查；

     （三）在一定范围内通报批评；

     （四）纳入学校财务报销失信名单；

     （五）由所在单位取消其年度评先评优资格；

     （六）由所在单位调减其年度奖励性绩效。

       以上措施可以单独适用或者合并适用。同时依法责令退还或承担相应的经济损失。

       构成违纪的，由学校纪委办监察处根据有关党纪法规和学校规定作出处理；存在领导责任的，对有关部门、单位或者其领导人员实施问责；涉嫌犯罪的，移送国家有关机关处理。

第五章附则

       第十八条   本细则由广东省中山大学教育发展基金会负责解释。

       第十九条   本细则经由2019年第四次基金会理事会通讯会议审议通过，自2019年9月1日施行。